先延ばし癖を克服して効率的にスケジュールをこなせるようになるための3つのルール

「大学院の博士号を取得するのに10年かかったので、私の先延ばしスキルはかなりのものでした」と述べるデータエンジニアのヴォルフガング・ガスラー氏が、やらなければならないことをだらだらと先延ばしにしてしまう自身の癖を改めて効率的にスケジュールをこなすようになるため、自分に課した3つの基本的なルールについて解説しています。

How I trick my well developed procrastination skills | wolfgang gassler
https://wolfgang.gassler.org/trick-my-procrastination-skills/

◆1：タスクリストのチェックを日常の習慣にする
ガスラー氏が参考にしたのが、生産向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱する「Getting Thing Done」アプローチ。ガスラー氏はその中でも「2分以内に完了できるタスクは今すぐやりとげる」「プロジェクト・時間・内容ごとにタスクを分類し、信頼できるツールで管理する」という2点に注目し、スケジュール管理サービスのRemember The Milkで自分のタスクを整理したとのこと。Remember the milkのようなツールを使う上で最も重要なことは、ツールやToDoリストを日常業務に組み込むことだとガスラー氏は述べています。

例えば、ちょっとした時間の隙間を見つけてブラウザのお気に入りからニュースサイトやSNSをクリックしたり、スマートフォンでアプリを起動したりしてしまう人は多いはず。たとえ新しいメールが届いていなくても、1分間隔で無意識にメールボックスを確認してしまうということもあります。体に染みついた役立たずな習慣を、ガスラー氏は「Remember the milkをチェックしてタスクを確認する」という習慣に置き換えたとのこと。

また、ガスラー氏はタスクリストを定期的にチェックする以外に、次の日の実行可能なタスクリストを作成する「レビューセッション」も重要だと述べています。毎晩15分～30分程度で、進行中のプロジェクトや新たに追加した新しいタスクを確認し、翌日のスケジュールを計画します。メールを読んだり次に何ができるのかを考えたりする時間をその都度設けるのではなく、1日の終わりに設けることで、スケジュールの全体像を把握できるようになります。

◆2：タスクを具体化してからこなしていく
ツールを使ってタスクをリスト化して日常的にスケジュールを管理できても、タスクをこなさなければ意味がありません。その日のタスクリストを見て「うわ、このタスクは複雑過ぎて、荷が重すぎる!とりあえず後回しにして次のタスクをこなそう！」と考えてしまうことがありますが、そういう状況の場合、往々にして「タスクとして何をどのようにこなすか」があいまいなままであることが多いとガスラー氏は指摘。ただ後回しにするだけではなく、「何を処理し、何分で終わらせるか」という具体的な見積もりを行い、時間的な制約をきっちりつけることが重要だと述べています。

◆3：すべてにおいてタスクを作って行動する
ある日の朝、歯を磨きながら「そろそろ新しい歯ブラシを買うべきだ」と思っても、洗面所から出た瞬間に歯ブラシを買い直すことをすっかり忘れてしまいがち。そのため、やることを思いついたら、どんなにささいなことでもすぐにメモをするか、スマートフォンやPCでRemember the milkを開いてタスクを作成するべきだと、ガスラー氏はすすめています。

最後に、ガスラー氏は「これは私が自分のために何年もかけて探って身につけた方法です。アドバイスとして言えるのは、実際にこの方法を数週間試してみて、うまくいったものはそのまま取り入れて、うまくいかなければ捨ててしまうべきだということです。自己啓発の本や誰かのブログに書かれているからといって、ルーティンワークにこだわってはいけません」と述べました。