無料でも利用可能、タスクをカード型の「カンバン」で管理する「Taskulu」

やるべきタスクや進行中の作業、すでに完了したタスクなど、プロジェクトのタスクと進捗を「カンバン」で表し、複数のメンバーによる管理を可能にするサービスが「Taskulu」です。Taskuluでは「パーソナル・カンバン方式」と呼ばれる手法でタスクの見える化を行い、管理を容易にしています。

Taskulu | Role based project management
https://taskulu.com/

◆カンバン方式によるタスクの管理
いわゆる「カンバン方式」といえばトヨタ自動車が実用化させて世界に広がった独創的な生産方式のことを指しますが、この方式のメリットの一つは必要なモノを「見える化」することよって管理を容易にすることが挙げられます。この見える化による効率・正確性のアップを個人のタスク管理にも取り入れたのが「パーソナル・カンバン方式」とよばれるもので、個人や組織のタスクを「未実施・実施中・完了」の3つに分類して管理します。

いわば、仕事の流れに沿った「当たり前」の作業といえるものですが、それぞれのタスクを個別のカンバンに書き出し、現在の状態を見える化して管理する方法のわかりやすさ、正確さがタスクを管理するうえで役に立つものとされています。Taskuluはそんなカンバン方式の管理を複数のメンバーで行うことができるウェブサービスです。

◆アカウント登録
Taskuluを利用するために、まずは新規アカウントを作成します。ホーム画面右上の「Sign Up」をクリック

ユーザー名、メールアドレス、パスワードを入力して「Sign Up」をクリック。すでにGoogleかGitHubのアカウントがある場合は、そちらを利用してログインすることも可能です。なお、記事作成時点ではユーザー名に日本語文字を使うことはできず、英数字のみが利用可能となっていました。

登録したアドレスに届いたメールに記載されているリンクをクリックすると、サインアップが完了してログインできるようになります。

再びTaskuluのホーム画面に戻り、「Sign In」をクリック。

先ほど作成したアカウント名またはメールアドレスと、パスワードを入力して「Sign In」をクリック。

初回サインイン時には、デスクトップ通知を許可する確認画面が表示されます。タスク管理に便利な通知なので「Yes」をクリック。

これでサインインが完了しました。画面の左と上にはメニューバーが表示され、真ん中の広いエリアにはプロジェクトを示すカードが表示されています。

◆基本的な使い方・プロジェクトとタスク
プロジェクトそのものや、そこに含まれるタスクはホーム画面から管理します。例えば、初期状態で登録されている「Welcome Taskulu」というプロジェクトをクリックすると……

プロジェクトの中身がズラッと表示されました。このプロジェクトはサンプルですが、実際のプロジェクトでもこのようにしてタスクを細分化して管理するというわけです。

まずは新規プロジェクトの作成。ホーム画面の上部メニューにあるフォルダ型のアイコン「Create Project」をクリック。

プロジェクト名を入力して「Create」をクリック。

これで新規プロジェクトの作成が完了しました。プロジェクトの中には「リスト」と呼ばれるタスクリストの一覧を作ることができます。現在の画面には初期設定である「Development(進捗)」のリストが表示されているほか、その右にある「List Title」をクリックして新しいリストを作成することも可能です。

各リストは「ToDo(やること)」「Doing(進行中)」「Done(完了)」という3つの段階に分かれており、各タスクを進捗別に確認することが可能。各段階にタスクを追加するには、「＋」をクリックして表示される入力欄にタスク名を入力するだけです。

そして、タスク名をクリックすると、各タスクの詳細を設定したり確認することが可能。タスクごとに詳しい説明(Description)を記入したり、必要なファイルを添付(Files)したりコメントを記入(Comments)することができます。

また、各タスクでは進捗を設定する「todo」や締め切りを設定する「Set Deadline」、作業に費やした時間を記録する「Log Time」などの機能を使うことも可能です。

ということで、プロジェクトにタスクを作成し、各タスクごとの進捗度を設定してみた画面がこんな感じ。進捗ごとに色分けされるために、一目見てどの段階にあるのかを確認することができます。リスト名の右横には各進捗に含まれるタスクの数が数字で表示されるので、ここでもプロジェクト全体の進捗を数字で把握することが可能です。

なお、リストはさらに「Sheet」と呼ばれるタブでグループごとの管理を行うことも可能。複数の部署にまたがるような大きなプロジェクトの管理にも対応しています。

◆プロジェクトにメンバーを招待してタスクを割り当て
ここまでは個人でのプロジェクト管理を行ってきましたが、Taskuluでは複数メンバーでのプロジェクト・タスク管理を行うことがむしろメインの使い方。新規メンバーを招待するには、ホーム画面右上の「Invite Member」をクリック。

入力欄にメールアドレスを入れ、ユーザー名前を設定して「Invite」をクリック。ユーザー名は英数字を使う必要があります。

すると、招待したメンバーにTaskuluからのメールが送信されるので、本文中の「Click Here to Join!」をクリック。

初回のみTaskuluのアカウント作成が必要なので、メールアドレス・ユーザー名・パスワードを記入して「Setup」をクリックすると、アカウント作成が完了です。

プロジェクト管理者の画面には追加したメンバーの一覧が表示され、これらのメンバーに各タスクを割り当てて管理するということになります。なお、記事作成時点のTaskuluはベータ版のため全ての機能を無料で使うことができましたが、正規版サービス開始後には無料で登録できるメンバーは1プロジェクトあたり5名までなどの一部の機能に制限が加えられることになります。

タスクの割り当ては簡単。各プロジェクト管理画面からタスクを選択し、表示された詳細画面から「Members」を選択すると、プロジェクトに登録されているメンバーを選択できます。ここから任意のメンバーをクリックして選択し、最後に「Save」をクリックすれば割り当ては完了。

割り当てを行うと、タスクの一覧にメンバーのイニシャルが表示され、誰がどのタスクを担当しており、いまどの段階にあるのかを一目で確認できるようになりました。

また、各メンバーのホーム画面にも通知が送られ、タスク割り当てなどの変更を確認できるようになっていました。

さらに、各メンバーにはプロジェクト内でのロール設定と権限の割り当てを個別に設定することも可能となっています。

◆Dropboxとの連携
TaskuluはDropboxと連携してデータをやり取りすることが可能。プロジェクトのホーム画面右上の設定アイコンをクリックし、「Integrations」タブを選ぶと連携先のサービス一覧が表示されます。

DropBoxとの項目に表示されている「Connect」をクリック。なお、GoogleドライブとGitHubは今後提供予定となっています。

DropboxにログインするためのIDとパスワードを入力して「ログイン」をクリック。

「許可」をクリックして、TaskuluによるDropboxへのアクセスを許可します。

設定が完了するとTaskuluのプロジェクト設定画面が表示されるので、Dropboxとの連携が「On」になっていることを確認すればOKです。

◆Trelloからのデータ移行
Taskuluでは、同じくウェブ上でのタスク管理を可能にする「Trello」のデータを引き継ぐ機能も搭載されています。まずはTrelloで作成していたデータをJSON形式でエクスポートしておきます。Trelloの「Menu」を開き、「Share, Print, and Export」をクリックし、「Export JSON」を選択。

ブラウザにJSONファイルが表示されるので、「名前を付けて保存」からJSON形式でファイルを保存しておきます。

次に、Taskuluの新規プロジェクト作成アイコンをクリックし、表示されたウィンドウの右下にある「Connect Trello」をクリック。

TrelloアカウントをTaskuluに使用させる許可を尋ねてくるので、「Allow」をクリック。

Taskuluの新規プロジェクト作成画面で、「Import from Trello」をクリック。

先ほど保存しておいたJSONファイルを選択して「開く」をクリック。

すると、ものの数秒でTaskuluがJSONファイルを読み込み、新しいプロジェクトとしてTrelloからのプロジェクトのインポートが完了しました。あとは一般のプロジェクトのように管理を行うことが可能です。

このように、Taskuluはウェブベースで複数メンバーによるタスク管理が可能なサービスとなっていました。Trelloのようにアプリがないのが残念なところですが、今後の正式サービス開始を含めて今後の改良に期待したいところです。

なお、現在ベータ版のTaskuluは先述のように今後は無料プランを含む有料サービスへの移行が予定されているとのこと。料金はプランは以下のとおり無料から月額100ドル(約1万2000円)の4プランが予定されています。

Pricing
https://taskulu.com/pricing