AmazonのCEOジェフ・ベゾスも愛する「静かな会議」はなぜ効率的なのか？

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多くの人は会議の場において沈黙が流れることをよしとせず、実際に対面した場で活発に話し合う会議を理想と考えています。ところが、Amazonのような有名企業の中には「静かな会議」を採用し、現実世界で集まろうとバーチャルの場で会議を開こうと、言葉を発さずに会議を進行しているところもあるそうです。

Why silent meetings at work are effective and inclusive — Quartz at Work
https://qz.com/work/1422191/why-silent-meetings-at-work-are-effective-and-inclusive/

AmazonのCEOであるジェフ・ベゾス氏は、無言の会議を採用し始めた人物の一人です。ベゾス氏がAmazonの上級役員を集めて開いた会議では、話し始める前に誰もが用意された資料に目を通してメモを取るため、たっぷり30分は無言の時間が続くとのこと。

このメモを取る時間は一見すると時間の無駄にも見えるかもしれませんが、ベゾス氏によると結果的に時間の節約につながるものだそうです。メモを取ることで重要な議題やテーマについて吟味し、関連するデータや反論についての情報を集めることができます。また、じっくりと落ち着いて資料の内容を頭の中で整理できることで、会議の最中に感情的になることもなくなるとベゾス氏は考えています。

以前、ベゾス氏が会議前に資料を読み込むための静かな時間を取り入れなかった時は、会議の参加者はまるで宿題をやってこなかった高校生のように低レベルな発言をしていたとのこと。事前に会議の参加者が話し合うテーマについて熟考してから会議に臨むことで、話すべき内容は本質的で重要な事柄に絞られるとベゾス氏は語りました。

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静かな会議を好むのはAmazonに限りません。モバイル決済企業のSquareでは、元Amazonの経営幹部であったアリッサ・ヘンリー氏がエンジニアリングの責任者を務めるようになってから、ノートPCやGoogleドキュメントを紙やペンの替わりに使うように改革を進めており、改革の一環として静かな会議を導入しています。

Squareのエンジニアであるピエール＝イヴ・リコー氏はこの静かな会議について書いたブログで、慣れるまでに少し時間がかかるとしています。リコー氏はSquareで行われる静かな会議について、「会議室の中にはSquareの上級リーダーで一杯です」「その中で人々は自分のコンピューターをじっと見つめ、沈黙の時間が30分続いた後でようやく会議が始まります」と述べました。Squareの静かな会議では30分の沈黙中にGoogleドキュメントにリアルタイムでコメントが書き込まれ、それぞれが質問したり質問に答えたりするとのこと。

ヘンリー氏は「伝統的な会議方式では女性やリモート社員といった人物の発言権が下がったり、アイデアを出している途中に大声を出して発言を遮られたりします」と語り、静かな会議のメリットは声の大きさやしゃべり方といった要素ではなく、最も正しく最も有用なアイデアが評価される点にあるとしています。Googleドキュメントでのやり取りを残すことで、参加者が以前の発言を忘れて同じやり取りを繰り返すこともなく、30分の沈黙後に始まった会議は本質的でありながらわずかな発言数だけで終了するそうです。

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持続可能な社会を目指す研究を行っているPost Growth Instituteでは、Skypeのチャット機能を使って完全に口からの発声をなくした会議を行っていたとのこと。「ビデオ会議とは違い、Skypeを使った静かな会議は他の人の言葉を聞いたり目を向けたりする必要がありません。そのため、共有されている内容や以前の発言を容易に参照しつつ、自分の意見を書き込めます」と、Post Growth Instituteの関係者は語りました。

また、Skypeによる会議では参加者が「これは重要だ」「発話による会議だったら大声を出したい」と思った発言には、大文字で「この発言は重要」といったことがわかる注釈を書き込んでおくとのこと。それにより、後で会議のログを参照する時にキーワード検索で重要な発言が拾いやすくなります。今後も他の企業で静かな会議が広まっていけば、会議で大声を発する代わりに画面に打ち込む文字を目立たせたり、大文字で入力したりといった方法で参加者の注目を集めるようになるかもしれません。