無駄な会議をなくすためのシンプルな7つのルール

by Bairis Desarrollos...

仕事で「チームにおいて最も生産性を下げているものは何か？」と尋ねた時、多くの場合リストのトップに君臨するのは「書類の管理」と「会議のスケジュール」の2つである、ということでビジネス特化型SNSのLinkedInのCEOであるJeff Weinerさんが後者の「会議のスケジュール」という点について無駄な会議をなくすためのシンプルな7つのルールをまとめています。

A Simple Rule to Eliminate Useless Meetings | LinkedIn
http://www.linkedin.com/today/post/article/20130701022638-22330283-a-simple-rule-to-eliminate-useless-meetings

◆01：プレゼンテーションを廃止する

by Kirill Kedrinski

LinkedInではプレゼンテーションを廃止し、その代わり、会議で話し合われる内容についての素材を会議の24時間前にあらかじめ会議参加者に配布しておき、コンテンツについて会議が始まる前に知ってもらうそうです。

だからといって会議前に配られた素材や資料が必ずしも読まれるということを意味しておらず、ミーティングの開始5～10分は、資料に目を通す時間を設けます。まだ資料を読んでいない人はその時間を使って目を通し、すでに読んでいる人は記憶をリフレッシュしたり、深く掘り下げたい点を認識したり、あるいは返信の遅れているメールを送ってもOKです。これによって、LinkedInでは会議参加者が「いい時間を過ごした」という合意を持って、会議を早く終了できたとのこと。

リーディングの時間が終了すると、ディスカッションに入ります。この時、素材を準備した人々がプレゼンテーションを始めないように注意が必要。プレゼンテーションはなしです。素材について熱心に解説する人がいないと不安になるかもしれませんが、そんな時はチームのメンバーに、「プレゼンテーションなし」の会議はどんな企業にも適応できる新たな試みであり、以前はプレゼンターだった人を含め、参加者全員に利益をもたらすものであると思い出させて下さい。プレゼンテーションを排除することで、人々は状況を共有し、説得力のあるデータについて深く話し合い、何よりも有意義なディベートに集中することができるのです。素材について考え抜かれた会議の場合、質問も最小限になり、1時間は必要であると見られていた会議が20～30分で済んで驚くこともあるでしょう。

もちろん、素材についてあらかじめしっかりと準備されるだけでもレベルの高い議論を行い、忠告を受け、結論づけることは可能です。しかし、プレゼンテーションをやめると、既に知っている情報を延々と聞き時間を無駄にすることなく、より問題を掘り下げて本当の意見を交換する時間が持てます。

◆02：会議の目的を定義する

by Marco Bellucci

会議の始まりに「この会議の目的は何か？」ということを尋ねると、会議が議題とは関係のない道筋に逸れ、さらにそれを掘り下げてしまうということがなくなり、人々が1つのポイントに集中して進めることが可能です。

◆03：運転手を決める

by Karl-Ludwig G. Poggemann

会議を車の運転に例えた時、誰か一人がハンドルを握る必要があります。一人以上の人間がハンドルを握ると、車を道に沿って動かすことは非常に困難です。運転手はディスカッションが誰か一人に支配されないように、そして話合いの道筋があるべき道から逸れないようにし、会議を適切に進めるという役割を果たします。

◆04：基本的な原則をはっきりさせるために時間をかける

by Africa Renewal

会議はすぐに本筋を逸れてしまいます。リアルタイムで翻訳してくれるヘッドフォンのない国連総会の集まりを想像して下さい。どのような事態が起こるかは、一目瞭然です。言葉はパワーであり、ゆえに人々がキーワードやフレーズ・コンセプトについて同じ認識を持ってテーブルを囲むこということが重要になってきます。そのための時間に投資することは価値があるのです。

◆05：記録係を割り当てる

by Dia

記録は、タイピングが速い人や速記ができる人が1文字1句記録するべきではなく、むしろミーティングの目的をうまく記述し、ミーティングの状況を理解して重要なポイントを記録できる人が行うべきです。これによって何が話し合われ、合意がされたのか、という点についての記録を行い、会議に参加できなかった人にとって非常に価値のあるものになるでしょう。

◆06：会議を要約する

by Kim Piper Werker

重要な結論・実行項目および次のステップに進むために必要なアカウンタビリティーの要約なしに会議を終えないで下さい。会議が長くなり、人々が次の予定へと向かいだした時、一番最初に嫌がられるのが要約です。しかし、これはミーティングのうち最も重要な事柄のため、出席者をしっかりとイスに座らせ、会議の参加者が次のステップについて話し合ったり合意しはじめても、要約に集中させて下さい。

◆07：改良できる点を尋ねる

by Jessica Lucia

会議の終わりに参加者たちに話し合っている対象を有意義にしたり、将来的に改良したりできることがあるかどうか尋ねてフィードバックを得るのも一つの方法。もし何もなければ、会議の目標やフォーマットを変えたり、カレンダーを取り外す必要があります。次の会議が必要であるかどうか、ということを知るためにはそれ以上にいい方法はないのです。