受信ボックスの未読メールを30日以上ゼロに保ち続ける効率的なメール処理方法とは？

By Aaron Goselin

1日に数百件のメールが届き、2か月前までは何千件もの未読メールが受信箱にたまるという悲惨な状態にあったのがGrouper Social Clubの創業者マイケル・ワックスマン氏。そこで受信トレイをゼロにすることを目標にさまざまな方法・アプリなどを駆使することで、メールに費やす時間は1日1時間未満にも関わらず、40日間に渡って受信ボックスの未読メールをゼロに保つことに成功。そんなワックスマン氏が自ら実践した「受信トレイをゼロに保ち続ける方法」をブログに投稿しています。

30 Days of Inbox Zero. How I Did it.
http://waxman.me/30-days-of-inbox-zero-how-i-did-it

まずワックスマン氏が参考にしたのは起業家のアンドレアス・クリンガー氏の「Gmailをより効率的に使用する方法」による15分で構築できるシステム。ただしシステムだけに頼ってしまうと満タン受信ボックスを複数持つ原因にもなってしまうとのこと。

次に使用したのは「SaneBox」。重要度の低いメールを自動でフィルタリングしてくれるサービスで、Gmailオリジナル機能の優先トレイのアルゴリズムより正確であるとのこと。

また、登録を促す不必要なニュースレターなどを全て除去してくれる「Unroll.me」は、事前に不要なメールを「予防」することでフィルターによる振り分けよりもさらに効果的な対策となる、とワックスマン氏は話しています。

また、Gmailのキーボードショートカットを駆使することでGmail自体の操作効率を上昇させて時間を節約することができ、約20のGmailフィルターをセットアップすることで、2度と受信トレイに入れたくないものの記録しておきたいメール(銀行の報告書・オンラインショッピングの購入確認など)を選別しました。

「受信トレイゼロ」というモチベーションを保つために、作成したタスクを消していくことでカレンダーの予定をペンで消していくようにタスクを消化できるアプリiOS/Androidアプリ「Lift」を使用。日々メールの量を抑えられていることを視覚的に確認できることで「継続は力なり」を実感できたとのこと。

受信トレイをゼロにする試みは成功を続けていましたが、ランチのお誘いなどのあまり重要でないメールの返信を書いている間に新たにメールを5つ受信している……ということがよく起こっていることに気づき、「受信トレイゼロ」に固執し過ぎると結局は時間を無駄にしてしまう可能性があることをワックスマン氏は指摘しています。

重要なのは大量のメールを処理することで発生する「自分の時間」であることに気付いた彼は、「1：メールのチェックは1日2回まで」「2：iPhone(iPad)から完全にEメールを取り除く」「3：PCとスマートフォンから簡単にメールを書く方法を持つ」という3つの抑制ルールを自らに設けました。

「1：メールのチェックは1日2回まで」をクリアするのは非常に高いハードルだったそうですが、緊急の連絡についてはこれまで通り電話・SMS・HipChatを使用し、「2：iPhone(iPad)から完全にEメールを取り除く」を実践することはメールチェックの回数を増加させない優れたルールだったとのこと。

さらにワックスマン氏は、iPhoneにはメモアプリの「Drafts」をインストールして……

PCにはAlfred Workflowを使用することで「3：PCとスマートフォンからチェックなしでEメールを書く方法を持つ」をクリアしました。

大量に飛び込むメールを処理するのは至難の業ですが、ワックスマン氏は今回のメールへの取り組みによってより良い創業者・マネージャーと出会うことができ、友人関係も向上できたということです。