2013年10月02日 20時00分メモ

毎日大量に届くメールを処理するための10のテクニック「Yesterbox」

アメリカの靴小売りチェーン最大手のZappos.com(ザッポス)は、CEOであるトニー・シェイ氏が就任してから、顧客サービスレベルの高さを売りにしたビジネスモデルで成功させ、売上高が10億円を超える企業となり、Amazonにも12億円の評価額で買収されたことで知られています。そんなトニー・シェイ氏が毎日大量に届くEメールを処理するための簡単なテクニックを自らまとめています。

Yesterbox
http://yesterbox.com/

多忙なトニー・シェイ氏はこの10年以上、自分のメールボックスに届くEメールが、そのまま「To-Doリスト」になっており、メールが多くなれば多くなるほどストレスを感じていました。Eメールは延々と届き続けるため、「永久に終わらない仕事」となっており、実際に「受信BOX：0」の状態になったことは過去に10回も起こりませんでした。トニー・シェイ氏は、そのような大量のEメールの処理を行うために、自身が行う10のテクニックを「Yesterbox」と名付け、全ての同じ悩みを持つ人々とシェアしたいと考えています。

◆01：昨日の受信BOXから今日のTo-Doリストを作成する

By @superamit

1日前のEメールなら何通きているかがわかっているため、処理にかかる時間を推測することができ、延々と届き続けるEメールに悩まされることはありません。この方法を始めてから、トニー・シェイ氏は、常に追われていたメールの処理を昼までに片付けられるようになったとのこと。

◆02：メールの返信が遅くなっても気にしない

By 2-Dog-Farm

このパートでは、自分自身を訓練するパートで、返信が遅くなったり、当日届くメールを気にしないように訓練する必要があります。メールの返信が48時間後になっても、あなたの問題ではありません。毎日の焦点はあくまで、昨日の受信BOXを片付けることです。

◆03：新着メールを読むのは「報酬」と考える

By vnysia

今日読まなければいけないメールがあっても、その前に「昨日の受信メールを10個処理するまで読めない」と自分に強制します。もし全ての昨日の受信メールを片付けたら、後は好きにメールを読めるご褒美の時間です。もしOutlookを使っているなら、TIPとして、「今日」のメールグループをクリックしようとすると、「今日のメールですよ！」というヘッダーを表示して不正を回避することもできます。

◆04：すぐに返信できないメールはカレンダーにつける

By bubbo.etsy.com

「返答に10分以上かかる」「追加で調査が必要」この2つに分類されるメールは、受信BOXにためておかず、まとめてわかりやすくフォルダ分けします。次に、カレンダーの予定に、フォルダ分けしたメールの返信に必要な時間で予定を組み込み、後できっちり処理します。ミーティングと同じようにメール処理の予定をこなしてください。

◆05：昨日の受信BOXを処理する時間をつくる

By deltaMike

トニー・シェイ氏はメールの処理に昨日の受信BOX処理に、毎朝3時間の予定をとっており、急な重要なアポイントメントが入っても、ザッポス氏の秘書は、その時間は動かせないことを知っているため、その日の午後か後日に時間を作るとのことです。

◆06：当日に届いたメールに返信しない

By Bruno Hautzenberger

「報酬」として新着メールを読んでも、「まとめる」「削除する」「転送する」にとどめ、48時間は返信してはいけません。昨日から続いているやりとりは、「昨日の受信メール」に含まれるため例外となります。

◆07：早急に必要なメールは分類しておく

By mitchgroff

会議などで必要な情報がメールされた場合など、早急に読む必要があるメールは、フォルダ分けし、会議の予定のリマインダーにフォルダ名を書いておくなど、すぐ参照できるようにしておきます。

◆08：古いメールを処理する時間を作る

By Kiruba Shankar

昨日の受信BOXの処理が追いつかず、さらに古いメールが残っている場合は、カレンダーのどこかで古いメールを処理する予定をたててください。しかし「毎日のTo-Doリストは昨日の受信BOXから」は継続しなければいけません。

◆09：後ですぐに読めるようにする