EC studioの「IT実践会」でどれだけ業務の効率化や経費の大幅削減、社員の意思疎通が実現するのかをインタビューしてきた
TwitterやGoogle Appsなどのネットサービスや、Skypeといったソフトウェアを徹底的に活用し、「電話を使わない」「お客さんと会わない」「完全ペーパーレス」という超型破りの経営で知られるEC studio。
さまざまな業種の会社に対して「IT経営」のノウハウ提供を行うことで、低コストで経費を劇的に削減したり、業務を最大限に効率化し、社員同士のコミュニケーションを円滑にする「IT経営支援業」を手がける同社ですが、そんな同社が持つ効率的なIT経営のノウハウを月1400円で学べる「IT実践会」について、いったい何があってここまで突き詰めることになったのか、そして根底にはどんな哲学があるのかといったあたりも含めて、考案者であるEC studio代表取締役の山本敏行さんに聞いてきました。
紙ベースのやり取りが多く、業務にかかる手間が一向に減らない、社員同士のコミュニケーションがうまくいかないといった悩みを抱えている人は必見かもしれません。
詳細は以下。
中小企業の利益を増やすIT実践会！生産性を上げ、コストを大幅に削減しましょう！｜IT実践会＜公式サイト＞
EC studioの新社屋。阪急・JR吹田駅から徒歩20分ほどの距離にあります。
かなり真四角な印象を受ける外見です。
広々とした自転車置き場。
入り口は2つ。こちらは応接室直結。
応接室はこんな感じ。
こちらの入口からは会議室やメインの事務室に直接上がれるようになっています。
そしてこちらが会議室……ですが普通の会議室とちょっと違います。
そう、EC studioでは会議はこのようにリラックスして行なわれるものなのです。
このようにプレイステーション3を使ったテレビ会議システムで東京のオフィスと会話をしつつ、マインドマップ共有ソフト「Mind Manager」の画面をプロジェクターで写してどんどんメモを取っていく感じ
これがテレビ会議システムの全容。複雑なシステムではないので安価に構築でき手軽に使用できます。
テレビ会議のタイムラグは少なく、特に会話が噛み合わないといったことも起きずにスムーズに使えているという印象を受けました。
会議はTeamViewerという遠隔操作ツールを使ってMindManagerの画面を共有しながらおこなうため、まるで一緒のオフィスにいながら会議をしているような状態を作り出しているようです。
それでは2階のオフィスはどのようになっているのでしょうか？
入ったところ。
反対側から見るとこんな感じ。
部屋の片隅では50インチディスプレイとプレイステーション3のテレビ会議システムを使って、東京オフィスの様子が常に表示されるようになっています。
ディスプレイが大きいので画面を抜けてそのまま向こうに行けてしまいそうな臨場感があります。
紙の資料はすべてデジタル化してクラウド上へ。それを実現する裁断機とスキャンスナップ。
完全ペーパーレス化を徹底するために、紙を保存するための引き出しはついていません。
紙がない代わりにおびただしい数のディスプレイがあります。開発・デザイン・総務など部門を問わず1人に3つディスプレイが割り当てられています。
社長席は一番奥の端っこにありました。
左からGmail、Google Appsのカレンダー、そしてSkypeの画面が表示されています。
かなり複雑に予定が入れられているようです。
最初に机のサイズありきでオフィスが設計されているため、ちょうど机の下にぴったりと床暖房が設置されているそうです。
イスとイス、机と机の間のスペースも十分で、スムーズに移動が可能。かなりすっきりとした印象を受けます。
その他にも随所に居心地をよくする工夫が施されていて、スキがありません。例えばこのエアコンに取り付けられた風車。空気をうまく循環させるスグレモノなのだとか。
ミニキッチン。
BGMを流し続けるミュージックサーバー。いつ何の曲が流れているのかは、Twitterアカウントで常に表示されるという面白い仕掛けになっています。
プロジェクター
一般的なオフィスと比べて面積が特に大きいということはないのですが、物が少ないためにとても広々とした印象を受けます。
防犯にもかなり注意が払われています。
これは異常を感知した瞬間、大音量の破裂音を発し白煙を噴射して侵入者の視界を奪う「フォギープロテクション」。何も見えなくなってしまうので何も持ち出せなくなるという仕組み。
6月に月間100万PVまでの解析が無料になったアクセス解析サービス「Web Analyst」の販促グッズ。
こちらはほぼお隣にある別オフィス。
道路に面した窓はマジックミラータイプ。
入ったところ。やっぱり物が少ない。
こちらでも3面ディスプレイの作業環境が整備されています。
カーテンを開けたところ。外からは見えないようになっています。
さらに、こちらは某所にある秘密のオフィス。
デスクの足元にはサーバーが設置されています。
応接セットもラグジュアリーな雰囲気です。
山本さんによると「本の執筆などどうしてもこもりたい時はここに来る」とのこと。確かに静かで集中できそうです。
片隅に置かれたミニ本棚。
独立行政法人情報処理推進機構による「IT経営実践認定証」が飾られていました。
GIGAZINE(以下G)：
それではEC studioの業務について教えてください。
EC studio代表取締役 山本敏行さん(以下山本)：
「IT経営支援業」といいまして、中小企業の経営のIT化を支援するのがメインの事業になっています。主に3つの軸がありまして、1つは「ITで売上げをあげる」ことです。つまりWebページで売上げをあげるためにコンサルティングや「Web Analyst」のようなアクセス解析サービスを提供するというもので、当社はここからスタートしました。
山本：
そのうちお客様も5万社以上に増えてきて、社員も増えましたので、「業務効率」が重要だということで、「Mind Manager」や先ほどのプレイステーション3のテレビ会議システム、「Google Apps」のようなグループウェアや「ESET Smart Security」のようなセキュリティソフトや「Camtasia Studio」や「キングソフトオフィス」といった、ありとあらゆるツールを使って業務効率向上やコストダウンできるやり方を実践しました。そうした中でうまくいったもの、良いソフトを代理店となってお客様に提供し、「経費を下げたら利益が出ますよ」という形で支援しています。これが2つ目の軸「業務効率の改善」です。
そうやって出た利益をさらに加速させていくためにはITを使った社内コミュニケーションの活性化が必要ということで「iPhoneとツイッターで会社は儲かる」という本を出したんですね。これが3つめの軸となる「出版」です。
「会社は儲かる」というタイトルに引かれて読んでみたら「社内コミュニケーションを活性化するから儲かるんだ」というワンクッションおいたアプローチを紹介しているため、批判もありましたが、初めての書籍なんで名前も煽った感じのものにしないといけないということもあってこういうタイトルになっています。
さらにGoogleの社長に対するインタビューで「どうして（Android端末ではなく）iPhoneなの」というツッコミを受けながら、「いやいや、実はGoogle Appsの本なんです」みたいな話をしつつ、最終的な結論としては「会社をクラウド化しましょう」という結論に至ります。iPhoneとTwitterはその結論を出すための方便に過ぎませんね。
これが「iPhoneとツイッターで会社は儲かる」マイコミ新書刊。
山本：
そして、製品だけを導入してもらってもIT経営は進まない、あるいは製品を導入した部分だけ最適化されるかもしれないけれども、効果が会社全体に及ばない……といったものは私達の目指しているところではないので、お互い学びあいながら会社のIT化を進める「IT実践会」を作りました。EC studioの蓄積してきた10年間のIT経営ノウハウをすべて動画と画像でマニュアル化して、月1400円で提供していますから正直言うと赤字です。
これが「IT実践会」の公式サイト。
中小企業の利益を増やすIT実践会！生産性を上げ、コストを大幅に削減しましょう！｜IT実践会＜公式サイト＞
G：
先ほどオフィスを拝見した際に、ありとあらゆる部分で効率化・IT化が進められているなと感心したのですが、これほどまでにIT化を進めようと思ったそもそもの理由というのはなんですか？
山本：
私がまだ高校生だった1995年ごろに、ネットに出会って衝撃を受けたんですね。元々体育会系だったので、ITに詳しい人をちょっと避けるところがあったのですが、弟は逆にプログラミングをやっておりまして、ゲームを作っていたんです。
そしてある日、弟の部屋に行ったらネットワークゲームを見せられて「この飛行機を操縦しているのはインド人で、こっちはアメリカ人。そしてこれが僕の操縦している飛行機で、今対戦しているところなんだ」と。最初はいったい何を言っているか分からなかったのですが、ネットを介して世界中の人と対戦していることを知って、雷に打たれたようなショックを受けましたね。
山本：
当時はまだ「インターネット」ではなく「パソコン通信」だったのですが、物の売り買いや情報交換なんかが行われていたので、「是非売ってみたい！」という気持ちになって、家のいらなくなったものを色々と売ることから始めました。そういうことを通じて、例えば「目を引きやすいタイトルの付け方」であるとか「売れやすい文章の書き方」だとか、「売買のためのネットバンクの使い方」だとかを勉強していくうちに、足に障害がある方や主婦のような社会的に弱い人でもITを活用すれば十分に戦えるということがわかってきたわけです。そういう原体験みたいなものが根底にあると思います。今では大企業に比べて中小企業が弱者であるということから、中小企業のIT活用を支援するビジネスにつながっています。
今年で創業して10周年になりますけど、創業当時は「インターネットがあれば世界中どこからでもビジネスできるはずだ」と思うほどインターネットに大いに興味がありまして、アメリカに渡って最新のネット広告やサービスに触れたのですが、大いに刺激を受けましたね。「デザインはスロバキア人、プログラムはアメリカ人、サーバー管理はインド人、カスタマーサポートは日本の在宅スタッフ」と、さまざまな場所にいるスタッフをマネジメントしていたというのも、経営のIT化を進めた理由です。
G：
なるほど、創業時の形態がそもそも経営のIT化が必要なものだったということですね。ところでIT実践会で紹介される手法というのは、いわゆるITをメインにした企業ならそこまで混乱はないと思うのですが、これが昔ながらの企業でも導入できるものなのでしょうか。
山本：
美容室、物流などいわゆるIT系でない企業にも導入していただいておりまして、ソニーのプレイステーション3を使った会議システムで、交通費が年間1500万円削減できた例もあります。また会議システム自体も1200万円レベルのものを30万円で構築できたので、初年度だけで計2700万円相当削減できたところもありますね。
これがIT実践会のサイトで公開されている実際の成功事例です。
成功事例 株式会社PAL 様｜IT実践会＜公式サイト＞
山本：
元々体育会系ですから私自身ITがそんなに得意じゃないんですよ。「Word、Excelを使えないIT企業の社長」とよく言われるくらい私が使えるのはごく直感的なツールばかりなので、まずそこでフィルターがだいぶかかってくるわけです。で、IT実践会だと分からない部分は動画での解説も見られますので、ITが苦手な方や新人さんでも問題なく使えます。EC studioの新人研修でも動画で研修をやっていますが、2日間で自動的に動画教育で十分に仕上がります。実際に「このページとこのページを見ておいてください」という風にIT実践会を新人用のPCマニュアルとして活用している会社もあるようです。
こちらは導入マニュアルのサンプル。プレイステーション3を使ったテレビ会議システムの実際の操作方法からトラブルの際の対処方法までかなり詳しく書かれています。
IT経営実践マニュアル サンプル「出張費削減をプレイステーション3で実現」｜IT実践会＜公式サイト＞
G：
パソコンさえあれば導入できてしまえそうなくらい手軽ですね。ところで色々な企業を見てこられていると思いますが、IT経営を取り入れるところ、取り入れないところでどういう違いが出てくると思いますか。
山本：
まずコストが圧倒的に違ってきますね。それからスピード。会議や移動、研修などでとられていた時間がなくなり、同じデスクワークなら2倍から3倍のスピードでこなせるようになります。余った時間で新しいことができるようになるので、売上げを攻めに使えるという、数値化できないメリットもかなりたくさんあるように思います。決裁についても従来は紙のやり取りや実際に会うといった手間がありましたが、IT化することで会社全体のスピードが上がりますね。
G：
ちなみにどの手法が一番効果がありますか？
山本：
たくさんあり過ぎて難しいですね……会社のよって合う合わないもありますので。IT実践会の数十個以上あるノウハウの中から自社に合うやり方を導入いただくのが良いと思いますが、例えばSkypeチャットで複数の会議を同時進行できるので時間も節約できますし、取引先ともつながっているので商談に行く代わりにプレイステーション3で済ませることもできます。MindMangerで議事録を効率良く取り、困ったら音声通話に切替えるということもできますし、Camtasia Studioで録画した映像を一緒に送ることもできます。それだけでも大分違いますね。
個人向けのこのようなテクニックは色々な人が紹介していると思いますけれども、企業向け、組織向けのテクニックをここまで作り込んで提案しているのは当社だけじゃないかと思いますね。
G：
逆に導入して困ることはありますか？
山本：
まず経営陣は生産性が上がって利益が出れば給料で還元できるので、喜ぶと思うんですよ。ただ効率化されていくことで「私の仕事が無くなるんじゃないか」と思っている人は嫌がる可能性がありますね。そんなことは絶対に無いんですけど、ITに限らず変化を嫌う人というのはいますし。
プレイステーション3で支社間の様子をずーっと流しっぱなしで映すということで、最初は抵抗がある社員もいましたけど1～2日経つとカメラの存在を忘れるんですよね。商談や会議の録画も外部に公開するものでもないですし、基本的に普段通り喋って編集もせずに送っちゃうだけなので、特に意識することなく使えます。デザインの指示なんかだと、文字だとニュアンスを伝えるのがすごく大変なのですが動画で伝えれば分かりやすいですし、僕も文字で説明するのが苦手なので逆に動画で話して指示するほうが楽な部分がありますね。
Googleの社長ともお話ししたのですが、せっかくクラウド化しても承認が全部紙だと意味が無いんですよね。会社をクラウド化するっていうことは本当にビジネススタイルをがらりと変えることなんだ、という風に言っています。IT経営って担当者が頑張るだけでは「どうして新しいことを覚えないといけないの？」と上から押しつぶされることが多くてキツいんですよね。経営者が「やろう！」って言えば下も動いてスムーズに進みます。
G：
導入して困ったことが発生して悩む、というよりもそこでがらっとスタイルを変えてしまえる素早さみたいなものが必要だということですね。かなり独特な社風になるかと思いますが、社員の募集というのはどのようにして行っているのでしょうか
山本：
これも全部仕組み化しているんですけれども。まず社内の様子や変わったことをブログやTwitterなどでどんどん出していく。そうしておくとEC studioと自分が合っているのか本当によく分かってから応募してくるので、確度は高いですね。
山本：
あと、1次面接の後に直接2次面接に進まず、2日間体験入社をしてもらいます。お見合いして結婚する前に同棲するような感じですね。その2日間に動画で研修をしてもらったり、Mind Managerなどの社内ツールを使って感想や自己紹介を書いて日報をあげてもらったりとカリキュラムも全部決まっています。教育のための負担もありませんし、応募の時点で大分フィルタリングされていますから、後は同じ部署の社員がOKを出すかどうかですね。ランチの時間にスタッフが質問攻めにしますので、会社と志望者のミスマッチがほぼ無くなりますね。
G：
事前に情報を多く出すことで、社風に合った人を効率よく採用することができているということですね。ちなみに今、どれくらい会社のことを把握できていると思いますか？
山本：
社員が30人を超えた頃、一人一人と話す時間が取れなくなって、会社のことを把握しきれなくなってきたんですが、ちょうどその時に出てきたのがTwitterだったんです。最初全社で導入した時のアクティブ率はだいたい3分の2くらいでしたが、でもその3分の2の人のことはつぶやきの頻度やテンションとかですごくよく分かるし、社員同士のコミュニケーションも増えたんですよ。で、本を出したら利用率は100％になりました。だからTwitterのタイムラインを見ていればだいたいみんなの調子が分かるようになっていますね。
G：
結局IT化を実行するのは社員なので、社員の気持ちを知っておくというのは社長の義務みたいなところもありますが、コミュニケーションのコツというものはありますか？
山本：
会社を作るときに思ったのは「私が入りたい会社を作ろう」ということなんですが、そのためにはまず従業員満足ありきだと。社長であっても上からではなく1人の人間として、部下の社員や弱い立場の人に光を当てて「君は本当は何がやりたいのか」ということを1対1で話をすることを常に考えていますね。
G：
社員の声を拾うようなシステムはどのような変遷を経て今に至るのでしょうか？
山本：
元々は1対1の面談で聞いていたのですが、だんだん時間も無くなり拾い上げられなくなってきたので、最近は週に1回「合同昼礼」を開いて、私が1週間で得た新しい情報や「こんなことをやろうと思っている」というようなことを話します。その中でテーマを決めて10分間ディスカッションを行い、数人単位でブレインストーミングしてもらい、みんなに話題を振って吸収するということもやっています。電話をとらないからできることなんですけどね。
G：
「名刺に電話番号がない」のは有名ですよね。電話を無くそうと思ったきっかけはなんですか？
山本：
もともと起業したのがロサンゼルスだったので、電話に出ようと思っても受けられない・お客さんにも会えないという環境だったんです。
そして日本に帰ってきた時に電話を導入しようかと思ったのですが、もう顧客が1000社くらいになっておりまして、「これは電話をつけたら大変なことになる。だからこのままのスタイルでいこう」と考えたという経緯がありまして、結局一度もつけていません。逆に電話がある業務のイメージが沸かないです。「電話があったら営業電話や突然の電話で仕事に集中できないんじゃないでしょうか？」
FAX送信用の電話。電話がかかってきたら1秒で「メールでお問い合わせください」のメッセージが流れるとのこと。
G：
なるほど。途中から無くなったのではなくて最初から無かったと。それでは逆に、社長の考えを社員に浸透させるのにどういう方法をとっていますか？
山本：
最初は「飲みに行って喋る」という風にしていましたが、だんだん社員が増えてきて出来なくなってきたのでブログに社員に伝えたいことを書くようにしました。今だったらTwitterですね。ただ、Twitterだと古いつぶやきが流れていってしまって読めない……という人もいると思うので、「Tweet Mail（ツイートメール）」というサービスを作って、1日1回私のつぶやきが社内メーリングリストに流れるようにしています。で、せっかく作ったんだから外部の人にも使っていただきたいと思いまして、無料でサービス提供しています。
また、「リンクアンドモチベーション」という、組織のモチベーションを測る「理念はしっかりしているか」「人間関係はうまくいっているか」「会社の施設・環境はよいか」といった200項目くらいの診断内容で構成されたアンケートがあって、モチベーションの偏差値みたいなのを計測できるのですが、初年度が75.2で次年度は75.3だったんです。これは全参加企業中、2年連続日本一モチベーションが高い企業として、色々なメディアにも取り上げていただきました。
G：
先ほどの話でもありましたが、クラウド化推進のためにかなりコミュニケーションを重視されているという印象を受けます。社内のコミュニケーションのほか、外部とのコミュニケーションはどのようになっていますか。何かコツがあるのでしょうか？
山本：
まず「信頼関係をしっかり築いておくこと」が重要だと思いますね。文字だけだとこちらの意図とは違った受け取られ方をして誤解されることもありますが、信頼関係があれば、こちらの真意も伝わりやすいということはあると思います。当社の場合、信頼関係がしっかりしているからこそ、チャットで仕事が成り立つというところもあります。
G：
そのような密度の高いコミュニケーション手法や経営のスピードアップ手法が「IT実践会」に入会すると分かるということですね。ところで「IT実践会」の強みですが、先ほどおっしゃっていただいた以外に何かありますでしょうか。
山本：
経営のIT化で困ったときに相談出来る場ってないと思うんですよ。例えば「Skypeのグループ通話で一人だけ声が聞こえないんだけど」って時に、「じゃあ1つ前のバージョンにすればいいんですよ」といった具体的な回答って、なかなか得られませんよね。IT実践会のサイトでは、ソフトウェアごとに掲示板を用意しておりまして、おすすめiPhoneアプリの紹介や新バージョンのトラブル報告など、ユーザー同士の情報交換も活発です。「IT経営をやろう！」って人ばかりなので体験から得たディスカッションができるのもウリです。
また、Ustream上で経営上何か困っていることを言ってもらって、その場で回答するという「IT経営問答」というのもやっております。経営の側面から答えることもできますし、ツールを使った解決方法だったりと様々ですが、例えば「iPhone支給制度はどうなっていますか？個人契約と聞きましたが領収書を提出してるんですか？」と聞かれたら「給料に乗せているだけですよ。アプリは各自で買ってもらっています」といったように。
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リアルタイムの配信なら誰でも無料で見れますし以前の勉強会のアーカイブは会員になれば見ることができます。万が一効果が出なくても、基本的にはフリーソフトや高くても1万円、2万円と投資しても痛くない額のものばかりなので決して損は出ません。
EC studioのオフィス見学ツアーや一日留学、そしてリアルでの勉強会みたいなイベントもやっていこうと思っていて、その場でしか話せないような裏話をしたりとか、コミュニティ内での商談を売上げにつながる話にしたりすることもできるでしょう。集まってくる人の業種は本当にバラバラなので、面白いコラボもできると思いますし、ITを活用している企業ばかりの新しい経済圏みたいなものもできるんじゃないかなと思います。「あなたの会社はこんなに利益をあげているのはなんで？」となったときに「IT経営をやっているからです！」となると最高ですね。
G：
ありがとうございました。
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