タスク管理ツール「Trello」を活用してプロジェクトに集中する方法

by Estée Janssens

やりたいこと、取り組まなければならないことがたくさんあると、うっかり、やろうと思っていたことを忘れてしまったり、やるべきことが多すぎて目の前の取り組みに集中できないことがあります。ソフトウェアエンジニアのブレンドン・ボディ氏が、プロジェクトに集中するために自分が行っている、タスク管理ツール「Trello」の使い方を公開しています。

Staying Focused on Projects
https://www.brendonbody.com/2019/11/18/staying-focused/

◆アイデアを書き留める
まずは手元のちょっとしたメモや紙片でいいので、頭に浮かんだアイデアをすべて書き付けることからスタートします。ブレンドン氏は、「小さすぎるプロジェクト」や「不合理なプロジェクト」というものは存在しないので「すべて書き出す」ことから始めると記しています。

◆書き出したアイデアを「Trello」に登録する
自分の頭の中にあるアイデアをメモに書き出したら、次は「Trello」にカードとして登録していきます。「Trello」は、複数のボードと、そのボード内に複数作成できるリストの中でカードを移動させてタスクを管理するツールで、複数人での利用も可能です。

カードを整理する感覚でToDoリストやメモ帳、複数人でのタスク管理までこなせてしまう「Trello」 - GIGAZINE

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ブレンドン氏はリストを「コンセプト(まだ案の段階)」「有望(いつか形にしたいもの)」「継続中(進行中)」「完了」「却下(実現不可能、あるいは関心を失った)」の5つに分けているとのこと。

◆目的を定義する
思いついたアイデアのゴールは「実行されること」「形になること」ですが、それが具体的にはどういうことなのか、「SMART」(Specific：明確な/Measurable：測定可能/Achievable：達成可能/Realistic：現実的/Timely：タイムリー)ゴールを設定し、目的を定義します。これは、あまりにも漠然とした目標を設定してしまった場合に、作業を進めていっても目標に到達したことを実感できず、いつまでも終わりが来なくなってしまうことを避けるためです。

◆優先順位を付ける
「Trello」に作成したアイデアのカードに、ゴールについての情報を追加したら、どのカードから処理していくか優先順位をつけていきます。

by Ivan Shilov

◆制限をかける
ここでポイントとなるのが、同じ段階にある進行タスクの数に制限を設けることです。ブレンドン氏の場合、「継続中」に入れるカードは2枚まで、「有望」は5枚までと制限していて、カードが多くなりすぎる場合は前段階に戻すようにしているとのこと。この数は、ブレンドン氏にとって集中力を維持しつつ、ちょっと飽きてきた時に他方のアイデアに手をつけるのに十分な柔軟性のある設定だそうです。

◆仕事を始める
あとは手を進めるだけ。

◆うまくいかない場合は？
「あとは手を進めるだけ」といっても、そうそう簡単にはいかないこともあります。ブレンドン氏でも、自分で構築したこのやり方をしていて引っかかってしまうことがあるとのこと。そういうときにはタスクの優先順位や「継続中」としているタスクに問題があることが多いので、見直しをすることになります。

◆タスク完了
カードを「完了」リストへ移動させられるところまで来ればタスクは完了。ブレンドン氏は、ここまで来たらブログへの記事投稿とおいしい食事をして「終わりの儀式」としているそうです。次は、別のカードを選んで、手順6に戻って再び仕事を始めます。

◆掃除
「カード化したタスクを次々に処理していく」というルーチンにすることでプロジェクトに集中できる、というのがブレンドン氏のやり方ですが、数週間に1度はボードの掃除をするようにしているとのこと。この「掃除」というのはボードを最新状態に保つためのもので、アイデアを追加したり、カードを作った時点では「有望」と思っていたけれどそうでもなくなったアイデアを別のリストに動かしたり、という作業です。

なお、リストの5分類をはじめとして、内容はブレンドン氏が自分向けにカスタマイズしたものであり、タスク管理には自分なりのカスタマイズが必要となる、とブレンドン氏は記しています。