無料の「OpenOffice」よりも有料の「Office 365」を使う方がコストを節約できることを示す事例

Microsoft Officeとほぼ同等の機能を使用できるソフトウェア「OpenOffice」は無料で公開されているので、有料の「Microsoft Office」を使用するよりコストが安くなるように思えますが、OpenOfficeを導入していたイタリアにある都市のペーザロがMicrosoftと共同で調査を行ったところ、有料の「Office 365」を使用する方が運用コストを低くできることが判明しました。

A Pesaro l’Ufficio a Cielo Aperto: grazie a Microsoft al Comune di Pesaro lo Smart Working è una realtà | Microsoft News Center Italy
https://news.microsoft.com/it-it/2015/06/23/a-pesaro-lufficio-a-cielo-aperto-grazie-a-microsoft-al-comune-di-pesaro-lo-smart-working-e-una-realta/#_ftnref1

Huge savings prompt Italian city to dump OpenOffice for Microsoft after four years | ZDNet
http://www.zdnet.com/article/huge-savings-prompt-italian-city-to-dump-openoffice-for-microsoft-after-four-years/

「Office 365」とは、「Microsoft Office」のオンライン版である「Office Web Apps」とクラウド環境で動作する「SharePoint Online」「Exchange Online」「Lync Online」を連携させて提供するMicrosoftのサービスです。イタリア・ペーザロの地方自治体では2011年にOpenOfficeを導入して500人の職員が使用していましたが、2014年にOffice 365へ乗り換えました。

無料のOpenOfficeから有料のOffice 365に乗り換えたことで、一見すると運用コストは増加するように思えますが、ペーザロの地方自治体とMicrosoftが実際にかかる運用コストを共同で調査したところ、Office 365を使用するとOpenOfficeの時よりも約80％もコストを節約できることが判明しました。

ペーザロ地方自治体の統計・情報システム部のStefano Bruscoli氏は「OpenOfficeを使用しているときは特定の機能に障害がありましたし、、Microsoft AccessやExcelの機能の一部はOpenOfficeで使用することができませんでした」と語っています。OpenOfficeはMicrosoft Officeと完全な互換性を持たないため、日々の作業で何らかの問題が発生し、システムの管理者は毎日300人の職員にそれぞれ平均で15分を費やして問題を解決する必要があったそうです。

OpenOfficeを使用することで作業時間を無駄にし、生産性が著しく低下。OpenOfficeを使っていた4年間における職員1人当たりのコストは1年で530.38ユーロ(約7万2700円)となっており、そのうち93％はシステム導入にかかる費用だったとのこと。地方自治体とMicrosoftの調査では、Office 365に乗り換えたところ職員1人当たりのコストは1年で197.49ユーロ(約2万7000円)まで下がり、また、電話の代わりにSkypeを使用すれば111.98ユーロまで下がったとされています。

By Zoltán Till

OpenOfficeからOffice 365に乗り換えただけで運用コストを大きく節約できたのは「職員がMicrosoft Officeの作業環境に慣れていたこと」にあり、また、Microsoft Officeが多数あるファイル形式との互換性を持っていることもコストを節約できた理由の1つ。無料のソフトウェアの操作方法を習得するのに時間をかけるよりも、最初から慣れしたしんだ有料ソフトウェアを使う方が結果的に安上がりなこともあるというわけです。