大量のメールを効率よく処理するための6つのステップ

By Menno van der Horst

毎日大量に送られてくるメールを処理することは時間も体力も余分に消費してしまうどころか、他にやらなければいけないタスクへの障害となることもあります。アメリカのスタンフォード大学でコンピューターサイエンスを専攻しているニキールさんは、毎日大量に届けられるメールに嫌気がさした経験から、独自で考え出した方法を使って効率よく多量のメールを処理しており、その方法を「大量のメールを効率よく処理するための6つのステップ」として自身のブログにまとめています。ニキールさんが考え出した方法は基本的にGmailに対応していますが、一般的なメールサービスにも応用可能とのこと。

How to Win at Email : Nikil's Thoughts
http://www.nikilster.com/thoughts/how-to-win-at-email/

◆01：メールフィルタとラベルを使用する

By noodlepie

大量のメールを処理するに当たって最初にすることは、メールフィルタとラベルを使って受信するメールの振り分けを設定します

まずは下記の5つのラベルを作成します。

・「Account」
Facebook、Twitter、Grouponなどのサービスから送られてくるメール

・「To Do」
返信が必要なメール

・「Wealth」
銀行などからのメール

・「To Read」
今すぐではなく、後から読みたいメール

・「上記の他にも作成が必要と思われるカテゴリ」

次に、サインアップしたことがあるサービスから送信されるメールに、以下の手順に従ってメールフィルタを設定します。

1：まず、同じ送信者から送られてきたメールを全て選択。

2：上記で作成したラベルを付ける。

3：メールフィルタ設定をしたメールをアーカイブします。

◆02：受信トレイにあるメールすべてをフィルタリング処理する

By Frederick Md Publicity

受信トレイにたまっているメールに下記の処理を行っていきます。もし処理しきれない数のメールが受信トレイにある場合は、2週間前から現在までに受信したものだけでOKで、それよりも前に受信したメールはアーカイブ行きに。

1：受信トレイの最初のメールを開く

2：下記の手順に従って処理をしていく

「人間から送られてきたメール」
・2分以下で返信できるメールは、すぐに返信してアーカイブする

・返信に2分以上かかるメールは「To Do」ラベルを付けて、アーカイブ

・返信する必要がないメールはアーカイブする

・後で読みたいメールは「To Read」ラベルを付けてアーカイブ

「サービスから自動で送られてきたメール」
・ステップ1で設定したラベルから特定のものを付けてフィルタ処理。

3：受信トレイにある次のメールを開く

4：1～3の作業を受信トレイのメール数が0になるまで続けます。

◆03：マルチ受信トレイを設定する

By Pacdog

同じページ内に複数のメールボックスを表示できるGmailの「マルチ受信トレイ」に、「To Do」「Wealth」「あなたにとって最も重要なラベル」を追加します。これでダッシュボードにはカテゴリー別にフィルタ処理された重要なメールが表示されています。

◆04：メールをチェックする時間

By Jill Clardy

常にメールを確認するのではなく、1日に2、3回、例えば朝昼晩の3回各20分ずつメールをチェックする時間を作り、受信トレイにたまっているメールに「◆：２」の作業を施します。

◆05：Gmailのショートカットを使用する

By cc511

Gmailの「キーボードショートカット」をONにしてショートカットを使用し、作業時間を短縮します。

「受信トレイ画面」

・「Shift」＋「j」
受信トレイ内のカーソルを1つ下に移動

・「Shift」＋「k」
受信トレイ内のカーソルを1つ上に移動

・「Shift」＋「x」
メールを選択

・「Shift」＋「e」
選択したメールをアーカイブする

・「Shift」＋「l」
ラベルを付ける

「メール閲覧画面」

・「Shift」＋「[」
読んでいるメールをアーカイブして次のメールに移動

・「Shift」＋「l」
ラベルを付ける

・「Shift」＋「j」
アーカイブせずに次のメールに移動

◆06：メールに対する考え方を改める

By Erin MJ

メールと向かい合う姿勢を整えて、効率良く作業することを心がけます。

・メールを一度開いたら、フィルタ処理などの作業を一度で終わらしてしまう。

・もし返信が数時間遅れてしまっても世界は進んで行きます。あなたとすぐに連絡を取りたい人には、携帯電話などのリアルタイムでコミュニケーションが取れる方法を伝えておくこと。

・常にメールをチェックしないこと。研究の結果からメールを常にチェックすることは多大なストレスになっていることが判明しています。

・受信トレイが0なったら、メール処理は終了！リラックスして人生を楽しみましょう。