メールをオフィスから駆逐すべく「チャットワーク」ビジネス版が始動

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「チャットワーク」は、メールに代わる新たなコミュニケーションツールとして、その登場から話題を呼びましたが、もともとビジネスの場からメールを無くすことを目指して作られたチャットワークにとって、ビジネス版の始動は、ここからが本領発揮とも言える重要なターニングポイントとも言えます。

すでにチャットワークを導入することで、社内からメールを大幅に削減することに成功した会社も出ているようですが、チャットワークは本当にビジネスの場でも活用することができるのか、利用者が増大してもダウンしないシステムの仕組みと、実際に導入した企業がどうやってチャットワークを活用しているのかを聞いてきました。

クラウド型ビジネスチャットツール｜チャットワーク （ChatWork）

まずはビジネス版になってチャットワークがどう変わったかを「プラン比較」で確認します。無料版の機能については、メールを駆逐するために作られたフリーのチャットツール「チャットワーク」登場 を参照してください。

ビジネス版は10ユーザー分からのパックプランとなっており、最少人数の10ユーザー分が月額1980円。法人単位で一括での支払いが可能で、ユーザーごとに個別に支払う必要がなくなるのもビジネス版の利点。コンタクト数とグループチャット数は無制限で、ユーザー数に従ってファイルアップロード用のストレージ容量も増えていきます。

導入する場合は「お申し込み」をクリック。

メールアドレスを入力して「次へ進む」をクリックすると、入力したアドレスに本登録用のURLが送られてきます。

本登録URLにアクセスし、利用プランを選びます。

会社名、氏名、パスワードを入力。

「利用規約に同意する」にチェックを入れて「次へ進む」をクリック。

料金の支払いはクレジットカードで行います。

登録内容を確認し「この内容で申し込む」をクリック。

これで登録完了。「今すぐチャットワークを始める」をクリックすると、早速チャットワークを使うことができます。

なお、すでにフリー版などでアカウントを取得している場合は、右上プルダウンメニューの「サービス管理」から、ビジネス版へのアップグレードが可能です。

これがビジネス版のメイン画面。メイン画面はフリー版と同じです。

ビジネス版で追加された機能のひとつ「ユーザー管理」は、メイン画面右上のユーザー名をクリックして表示されるプルダウンメニューの「サービス管理」から行うことができます。

「ユーザー管理」をクリック。

これがユーザー管理画面。非常にシンプルですが、ここでユーザーの追加や削除を一元管理することができます。ユーザーを追加するには右上の「新しいユーザーを追加」をクリック。

追加したいユーザーのメールアドレスを入力し「登録依頼メールを送信する」をクリック。

すると入力したアドレスに本登録用URLのメールが送られ、管理画面には「未登録ユーザー」に対象のアドレスが追加されます。

追加したユーザーの本登録が完了すると、自動的にコンタクトリストに追加されます。ビジネス版では、同じアカウント内のユーザーは、いちいちコンタクトリストに追加する作業をしなくても、最初から同一アカウント内のユーザーがコンタクトリストに入るようになっているため、導入が容易です。

また、導入時などにユーザーを一括で登録したい時は、右上の「ユーザーを一括追加」をクリック。

追加したいユーザーのアドレスを一気に入力して「登録依頼メールを送信する」をクリックすれば、一括で登録が可能です。

ユーザー管理画面からはユーザーの削除も簡単に行えます。削除したいユーザー名の横の「削除」をクリック。

ユーザーを削除すると、削除されたユーザーのマイチャットと、参加するユーザーが削除対象となったユーザーしかいないチャットも削除されます。一度ユーザーを削除すると削除されたデータの復元はできないため、注意が表示されます。

「本当に削除しますか？」とメッセージが表示されるので、「OK」をクリック。

ユーザー管理画面から先ほど追加したユーザーが削除されました。

ビジネス版では、今後チャット内容の横断検索や、IP制限、ファイルアップロード制限などのユーザー個別の制限機能も実装されていく予定とのことで、よりビジネスシーンに特化したコミュニケーションツールとしての側面が強化される見込みです。

チャットワークを企業として導入している会社も広がっています。経営コンサルティング会社である株式会社船井総合研究所でチャットワーク導入を担当した神徳さんは、その経緯と成果について以下のように語っています。

船井総研では、製造業からパン屋さんまでさまざまな業種のコンサルティングを行っていますが、神徳さんはその中でもIT系の企業に対して、エンドユーザー開拓などの営業支援を中心に行っているとのこと。

その中で、個別のクライアントに訪問するのは基本的に1ヶ月に1回。営業の進捗やクライアントにやってもらう課題の状況などが見えにくく、都度電話で確認をしていたものの、お互いの時間がうまく合わず、コミュニケーションに課題を抱えていたそうです。また社内でも、メールは見たのに返信を忘れている上司や同僚に電話や口頭で再度確認など、メールでのやりとりが煩雑になってしまっていたとのこと。

これらの課題がチャットワークなら解決できるのではないかと考え、導入に踏み切ったそうです。神徳さん自身も「個人的にも、タスク管理はすべて自分の頭の中か、ノートや議事録、スケジュール帳など、いろいろなところにメモをしていて、一元管理ができていませんでした。そのため、常にやることがたくさんあると感じていました」と語っており、ビジネスの場でメールが抱えている課題は、コミュニケーションからタスク管理まで幅広い範囲に及んでいるようです。

チャットワークの導入は、社内でのプロジェクト開始と同じタイミングで行われたため、比較的スムーズに進めることができたとのことですが、社外への導入については、やはり「メールを主に使っている人はチャットワークを見てくれないのでは」という不安もあったとのこと。この点については、近日導入された「未読チャットをメールで告知する機能」によってカバーされているそうです。

神徳さんの担当するクライアントは全部で15社で、その内、4社がチャットワークを導入しているとのこと。神徳さんは「クライアントの営業部のチャットや、プロジェクトチャットに参加することで、電話で細かく聞かずとも、進捗状況が見えるようになりました」と、その効果を語っています。

また社内利用に関しても、神徳さんによると「口頭やメールで伝えていた仕事を、チャットワークのタスク機能を使って、依頼するようになりました。確認してもらわないといけないデータなども多いのですが、確認待ちになるということが少なくなりました。プロジェクトの情報共有にも使っていて、そのグループチャットで、必要なファイルの共有をしたり、見つけた情報を共有したりしています」とのことで、当初抱えていた課題に対し、チャットワーク導入の成果を実感しているようです。

こうしたビジネスシーンでの用途に、チャットワークのシステムが耐えられるのか、そのシステムの裏側について、EC studioの開発担当者に聞いてみました。

チャットワークのバックヤードは、Amazon EC2とGoogle App Engineという2つのクラウドサービスを組み合わせて作られているとのこと。チャットアプリケーションを構築する中でもっとも難しいのは、極めて多くのユーザーが同時に利用するため、そのトラフィックをどうさばくかという点。チャットワークでは、Google App Engineの機能のひとつであるChannel APIを使って、リアルタイムのチャット通信を行っているそうです。

Googleのクラウドサービスは、チャットへの接続数が増えると、勝手にサーバー構成を変えていき、どんどん増加するトラフィックにも対応できるように、サーバーの数もトラフィックに合わせて勝手に増やしてくれます。下の図はトラフィックが少ない時のグラフ。

左下に「Number of Instance」と表示されている数字が、現在のサーバー構成を示しており、この数字が増えるほど、サーバーの数も多くなっていきます。

これはトラフィックが多い時のGoogle App Engineのグラフ。

同じく表示されている「Number of Instance」の数値が15にまで上がっています。Google App Engineでは、このようにトラフィックに応じて対応するサーバーの数や構成を自動で変化させるため、実質的にチャットワークのサーバーが落ちるのは、Googleが落ちた時ということになり、急激なトラフィックの増加にも耐えられるそうです。

また、Amazon EC2についても、Elastic Load Balancingというロードバランサーで自動的に負荷分散を行っているため、こちらもAmazonのサーバーが落ちない限りチャットワークには影響しない仕組みが作られているとのこと。また、データベースにはAmazon RDSを使用しており、バックアップが頻繁に行われているため、常にデータは直前の段階まで復元することができるようになっているそうです。

こうしたトラフィック急増への対策を施している理由として、チャットワークの海外進出もそのひとつとなっているようです。メールに代わるコミュニケーションツールとして、Skypeよりもビジネスシーンに特化しており、導入も容易という利点を活かし、日本のみならず海外の市場にも切り込んで行くべく、英語圏への進出を開始したようです。

下のムービーは、サンフランシスコで行われた新しいインターネットベンチャーのためのプレゼンテーションイベント「SF New Tech」で、EC studioの山本社長がチャットワークのプレゼンを行う様子を撮影したもの。SkypeとBasecampという既存のチャットツールの問題点を指摘し、チャットワークの優位性を語り、デモを行っています。

YouTube - ‪Japan Night #2 - ChatWork by EC Studio‬‏


メールによるコミュニケーションが極めて煩雑で、非常に多くの時間がかかってしまうことは、恐らく現在ビジネスに従事する誰もが感じていることと思われますが、現実的にメールに取って代わるほど普及しているツールは存在しない状況ですが、現在すでに企業でもチャットワークの導入事例が増えており、IP制限などの管理機能が充実し、横断検索などの検索機能が強化されれば、チャットワークのメールに代わるビジネスツールという面も、より現実味を増してきそうです。

クラウド型ビジネスチャットツール｜チャットワーク （ChatWork）