生産性について知っておくべき8つの重要な原則とは？

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生産性の向上は多くの人にとって魅力的なものであり、自身の生産性を上げて仕事をスムーズにこなし、余暇を自分のスキルアップや趣味に使いたいと考えている人は多いはず。そんな生産性について知っておくべき「8つの重要な原則」について、ビジネス関連のコーチングや講演を行うStever Robbins氏が説明しています。

The Top 8 Must-Know Principles of Productivity
https://www.quickanddirtytips.com/productivity/time-management/top-principles-of-productivity

◆1：テクノロジーは魅力的だが解決策ではない
多くの人々は「テクノロジーの進歩が人々の生産性を向上させる」と信じてきましたが、Robbins氏は必ずしもその考えが真実ではないと指摘。シリコンバレーはユーザーを「テクノロジー中毒」にすることが利益につながることを理解しており、「ツールではなくオモチャ」を作り出しているとしています。

スマートフォンは人々にとってなくてはならないツールとなっていますが、SNSの利用時間が増えたり動画再生サイトに釘付けになったりすることで、人々との交流や創造性が中断される原因にもなっています。多くの作業を可能にするスマートフォンのようなマルチタスクツールは、SNSと学習、取引先とのやり取りといった異なるアクティビティを混乱させる原因となり、1つのことに集中できなくしてしまうとRobbins氏は指摘しました。

◆2：生産性は個人的なものではない
生産性を向上するという点について話す場合、それは個人だけの問題ではありません。確かに自分の生産性を高めて大量の仕事をテキパキとこなすことは非常に魅力的ですが、組織に属する人は仕事において同僚や取引先といった、他者と共に仕事をしていることを忘れてはならないとのこと。

組織内ではある仕事を終えたら別の人に引き継いだり、同じ仕事を複数人で協調して行ったりといった状況が普通であり、自分一人が最上の生産性を発揮したところでプロジェクトがうまくいかないこともあります。その場合、仕事全体の流れを見極め、どこに問題があるのかを把握して解決していくことが重要です。また、自分が優れた生産性を発揮していても組織自体が腐敗している場合、自分まで汚染されてしまいかねないとRobbins氏は述べており、いざという時には組織から身を引くことも考えておくべきと語っています。

◆3：休息は大切
仕事に追われて休みが全くない場合、それは余分な仕事にまで手を付けているか、多くの仕事を抱え込みすぎているからだとRobbins氏は主張しています。そのような場合、ゆっくりと思考したり成長のために学習したりする時間がなくなるため、好ましい状態とは言えません。Robbins氏は休息の際にコンピューターやスマートフォンから離れ、紙と鉛筆で自由な空想を落書きするとのことで、自由な空想は脳の創造性を高めてくれるそうです。

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◆4：生産性は目に見えにくい
たとえば会社内で誰かがのんびりと休憩している場合、多くの人は「あいつは仕事が少なすぎるせいでサボっている！これまでの3倍の仕事を与えてやろう！」と考えがちです。実はその人が圧倒的な生産性を持っているために仕事を迅速に済ませているという可能性もありますが、ほとんどの人は誰がどれほどの生産性を発揮しているのか考慮しません。

これは、生産性というものが目に見えにくいために起きる現象です。生産性を高めることで、「あの人は仕事を処理する能力が非常に優れているから、仕事が終わったら早く帰らせてやろう」と思われるためには、自らの生産性を可視化できる仕組みを作るのに手間をかけるべきかもしれないとRobbins氏は述べています。

◆5：「なぜ？」と問うことが大事
人間は目標を設定し、その目標を達成するために努力します。しかし、目標を達成するために効率化を行い、できるだけタスクを早く処理できるように頭を使うことに熱中しすぎるあまり、当初の目標からズレた方向に向かってしまうこともあるとのこと。

そのため、Robbins氏は時々仕事の手を休め、「自分は一体なぜこれをやっているのか？」と問いかけることが大事だと主張しています。電子メールのチェックや在庫の整理、報告書の作成など、当たり前にこなしている業務が実は価値のないものであると気づくこともあるかもしれません。そういう時は意味のない仕事をやめて本当に価値のある仕事に注力するべきだそうで、「意味のないことを生産的に行うよりも、意味のあることを非生産的に行う方がはるかに優れています」とRobbins氏は考えています。

◆6：何を最適化すべきかを考える
生産性向上のために業務の最適化を行う際にも、「何を最適化するべきなのか？」という点について考慮するべきだとRobbins氏は主張。たとえば電子メールの分類を効率化するシステムを考案したとして、実際にそのシステムでどれほど自分の生産性が向上するのか、もっと他に効率化するべきことがないかを考えることが大事だとのこと。

コンピューターを扱う仕事の場合、人々が行うべきなのは「スクリーン上のデータや文書を素早く読めるようにすること」か、「タイピングの速度を上げること」だそうです。これらの活動はコンピューターを使っている時間のうち90％を占めているそうで、タイピング速度が10％向上するだけで、コンピューター業務の処理速度が格段に向上する可能性を秘めています。

◆7：効率化ツールが本当に有用かを見極める
世の中には生産性を向上するためのツールがあふれていますが、多くのツールは個人の業務内容を把握した上で開発されたものではありません。もちろんエンジニアたちは優れたツールが生産性を向上するものだと信じて開発を行っていますが、ツールを使用する際にはそれが本当に生産性の向上につながっているのか確かめるべきだとのこと。業務の処理速度を向上すると思われるツールを発見したら、実際にどれほど生産性が向上したのかを測定するべきだとRobbins氏は主張しています。

◆8：テクノロジーは人を脆弱にしてしまう
現代では便利なウェブサイトやウェブアプリによって生産性を向上させることが可能となっていますが、もしもサイトやアプリ自体がクラッシュしてしまったり、管理するデバイスが破損すると抱えているビジネスに致命的な影響を及ぼしかねないことは留意しておくべきです。

たとえばRobbins氏は自身のスマートフォンが壊れてしまった際、新しいスマートフォンを手にするまでの2日間にわたって完全に無力だったとのこと。顧客はRobbins氏との連絡が取れずに困惑し、ログイン用のテキストメッセージを受け取れなかったためにウェブサイトへのアクセスもできませんでした。テクノロジーは生産性向上に大きく役立ちますが、諸刃の剣でもあることを意識しておいた方がいいとRobbins氏は述べました。