週に1回15分の習慣で仕事への不安を消し上司からの信頼度を上げた方法とは？

やたらと電話での報告を求める上司によって、精神的な苦痛を感じているという人は、定期的にメールをうまく活用することで苦痛から逃れられるかもしれません。週に1回メールを上司にコンスタントに送るだけで、自分のストレスを減らしつつ上司から信頼を得られる方法をメディアQuartzの記者が明かしています。

How to manage up with your boss — Quartz
https://qz.com/964501/how-to-manage-up-with-your-boss/

QuartzのKhe Hyさんは、かつて毎日山のようにメールを送ってくる上司に遭遇したことがありました。1日に数回送られてくるメールはきまって「Call me(電話して)」という2語だったそうで、メールが来る度にHyさんはうんざりしていたとのこと。メールが来て上司に電話をかけると、会話での応対は常に紳士的であり、内容はプロジェクトの進捗の確認や簡単な質疑応答、「お褒めの言葉」などで、ほとんどの場合、Hyさんにとって悪いニュースではありませんでした。しかし、Hyさんは上司からの電話を要求するメールがあるたびに、胃がきりきりする不必要なストレスに感じていたそうです。これは、コミュニケーションスタイルの違いからくるすれ違いだったとHyさんは振り返っています。

一般的にマネジメントは一方向なものだと考えられがちです。指示を出したり報告を求めたりと、上司から部下への一方向の伝達だと考えられがちです。しかし、Hyさんによると、これは上司・部下の関係性においては不完全な考え方だとのこと。Intelの元CEOのアンディ・グローブや経営学者のピーター・ドラッカーなどの書物には、優秀な経営能力のある人物は部下から上司への情報の流れがマネジメントに大切だと説かれてある、とHyさんは指摘しています。

そこで、Hyさんは部下である自分から上司に「メール」を使って、常習的なコミュニケーションを作り出すことが有用だと考えました。Hyさんがメールを送ることで心がけたことは、「上司と部下が常にシンクロしていることを確認する」という作業だったとのこと。部下が関係するプロジェクトの最新情報のすべてを上司が持っていれば、確認のための電話をなくせるはずだとHyさんは考えたというわけです。

Hyさんは上司に毎週金曜日の午後にメールを1通送り続けることを実践したそうですが、内容は「Hyさんがその週に完了させた仕事について」「期限を変更する可能性がある仕事や直面している障害について」「Hyさんは仕事を終えているが、上司の決裁を待っていたり他のチームメンバーの進捗に合わせて待機状態にある仕事」の3つを、短い文面で書くことにしました。

さらに、Hyさんはメールの作成に15分以上かけないようにタイマーを使い、プロセスを迅速にするために典型的なテンプレートを用意するなどして、毎週金曜日のメール作成作業を洗練させていったとのこと。

毎週金曜日のメール作戦によって上司からの電話要求攻撃を避けられたHyさんは、それ以降10年以上にわたって毎週1度のメールを送り続けることで、上司からの信頼を損なうことなく仕事を続けられているそうです。そして、上司からの信頼以上に、胃がきりきりするようなストレスから解放されたことが最も大きなメリットだと述べています。