2015年01月26日 08時13分レビュー

無料でPC・スマホで日々の活動を手軽に記録して集計をとれる「Toggl」

日々の仕事や作業を効率よくするため大切な作業が、まずは自分の時間の使い方を記録して振り返ることです。しかし実際に作業記録を行ってみると、つい記録を忘れてしまって後から思い出すこともできず、いつの間にかウヤムヤになってしまった経験のある人も多いはず。そんな面倒な作業時間の記録をパソコンやスマートフォンを使って必要な時にすぐ行うことができるのがネットサービスの「Toggl」です。

Toggl - Insanely simple time tracking
https://www.toggl.com/

Togglを使うためには、まずはアカウントを作成します。サイトにアクセスしてメールアドレスとパスワードを記入し、「Sign up for free」をクリックするだけでアカウント作成は完了。メール確認などは必要なく、そのままサービス利用を開始することができました。

ログインが完了して表示されるページで、新しいタスクを登録して行くことができます。「What are you working on?」と書かれた欄にタスク名を記入し、「Go!」をクリック。

作業時間を測定するカウンターがスタートして、タスク記録が開始されました。あとはタスクが完了した時に項目を書き込んで「Stop」をクリックすると、タスクにかけた時間を記録できる、というわけです。

この手順を繰り返して、次々にタスク記録を積み重ねて行きます。

◆プロジェクトの作成
次に、タスクを分類する「プロジェクト」を設定します。プロジェクトは一定期間の集計を取る際に重要になってくる項目です。

ページ上部の「Projects」をクリックすると、登録されているプロジェクト一覧画面が表示されます。現段階ではまだ空白ですが、ここに次々と項目を設定します。

新規プロジェクトを作成するには、まずページ右上の「Create Project」をクリック。表示されるウィンドウにプロジェクト名を記入し、最後に「Create Project」をクリックすればOKです。

ひとまずはプロジェクトを5個ほど設定しました。プロジェクトは必ずしも仕事に関するものである必要はなく、「プライベート」など自由に設定することが可能。後ほど行う集計の際に、自分や作業チームのメンバーが理解しやすい項目であれば何でもOKです。

プロジェクトの作成が完了したらタスク一覧画面に戻り、タスク名の横からプロジェクトを設定することができます。

このように、次々とタスクが終了するたびに項目とプロジェクトを設定して行くと、1日の終わりにはその日に行った作業のリストが完成するというわけです。ページ下部には、すでにその週のタスク比率を示す棒グラフが表示されていました。

なお、Togglを利用する際には「あまり記録に厳密にならない」と心がけておいたほうがよさそう。記録するということに囚われず、多少の項目抜けは「ま、いっか」とユルく構えるぐらいが長続きさせるコツといえそうです。

◆集計して行動を振り返る
上記のようにして日々のタスク記録を続けておくと、後で自分の作業を集計して振り返ることができます。ページ上部の「Reports」をクリック。

過去一週間のタスクが集計されて円グラフと一覧表が表示され、その週で自分がどんな作業にどれだけ時間を費やしたのかが一覧でわかるようになりました。集計は一日・一週間・一か月・一年単位で行うことができ、表示させる項目を絞り込むこともできるので、詳細にデータを検証することが可能となっていました。

◆さらに効率よいタスク記録のために
このように自分の行動記録を手軽に記録して集計できるTogglですが、記録するたびにブラウザを立ち上げるのは面倒な時もあります。そんな場合は、専用のアプリをPCやスマートフォンにインストールしておけば、いつでもどこでもTogglを使うことが可能になります。

Toggl - Insanely simple time tracking
https://www.toggl.com/tour/desktop