テキパキ仕事をして決まった時間に帰るための11の手段

仕事において何をするにしても、時間が足りないと感じることは多いのではないでしょうか。「1日が24時間以上あればいいのに！」と思う人もいるかもしれません。そもそも、十分な時間なんていうものは1日のうちに無いのですが、成功を収めることのできる人は、オフィスにいるほとんどの時間を賢く利用しています。

中には一見当たり前のことのように見える項目もあります。まず基本を固めてこそ成長できる、ということかもしれません。

詳細は以下から。11 Ways To Be More Productive At Work - AskMen.com

1：仕事に優先順位をつける

自分の手持ちの仕事に優先順位をつけることが大切です。ROI（投資利益率）を基準に、仕事に優先順位をつけましょう。誰でもできることだと感じるかもしれませんが、自分に合ったやり方を知っているとより上手く事を進めることができます。スケジュールを立てるのが好きな人は、カレンダーを使って予定を管理しましょう。ウィークリーでもマンスリーでも、使いやすい方で構いません。リストを作る方がやりやすいという人は、一日の初めに仕事を優先順位によって書き出したリストを作るといいでしょう。優先順位をつけ、どの仕事からやるか決めてあれば、目標を達成しやすくなります。

2：決まった時間に帰る

アフター5にさっそうと帰ろうと決めて、自分に締め切りを課して仕事をすると、より効率的に動くことができるでしょう。「仕事が終わったら帰ろう」と考えて働いていると、2つの問題に直面する可能性があります。1つめは、たくさんやるべき事があるのに、どの時点で仕事が終わったと判断できるのかということ。2つめは、退出時間を決められていないから、仕事が遅れがちになるということです。締め切りを決めると、自然と臨機応変な処置を取るようになり、かつ何が本当に大切な事なのかという判断ができるようになります。

3：電話を取るタイミングを決める

オフィスでは1日中鳴り響いていることの多い電話ですが、すべて出るのではなく、一時的にわきにのけておくことも大切です。電話をかけると相手が不在で、また相手からかかってくると自分が不在で……という具合にいたちごっこを続けるのは時間のムダですし、他の仕事の最中に電話を取ることは、スケジュールを狂わせるかもしれません。代わりに、1日のどの時間なら多くの人に電話できるか、相手の職場の業務時間帯なども含めて考えてください。もちろん、一切電話に出ないというのも不可能なので、電話に出るという行為にも優先順位をつけましょう。また、一日の終わりには必ずすべての連絡に返事をするようにしましょう。翌日に持ち越すことで、あらゆるスケジュールを破滅に陥らせる可能性が高いからです。

4：すぐに対処する

何らかの仕事が発生して、2、3分でそれに対処することができる場合は、すぐに対処してください。先延ばしにすることはありません。しかし、この項目が該当するのは、クライアントからのちょっとした質問に答えるなどの、比較的軽い仕事に対してだけです。プロジェクトの始動は、このように短時間で始めると失敗します。

5：デスクの上を片付ける

（by mkosut）

手近に置いておく必要のない物や、いらない物がデスクに散乱しているなら、それらが仕事の能率を低下させています。書類を捜すのに時間を費やす必要のないように、手持ちのファイルをすべて整理してください。電子メールの受信箱にも同じことが言えます。いらないファイルやフォルダは削除しましょう。一日に一度、あるいはそれ以上使うものは置いていて大丈夫です。そうでなければ、しまってしまいましょう。

6：自分に合ったスケジュールを決める

すべての人が同じように働けるわけがありません。自分は朝型人間だと自覚している人は、最も能力を発揮できる朝に、ヘビーな仕事に取り組むようにしましょう。この場合、午後にはロボットのようにルーチンワークをこなすといいでしょう。大切なのは、自分の強みを知って、それらを最大限伸ばしていくことです。

7：ルーチンワークを効率化する

寝ながらでもできる、と思ってしまうような仕事も確かにあります。しかしただ漫然と行わず、やり方を見直してみましょう。小休憩を取ることを考慮した上で、余分な行程を踏まずに仕事をしている場合、ルーチンワークをやる時間をスケジュールに組み込んでください。無駄なく仕事をするには、同じ仕事をしている同僚の仕事ぶりを観察するのもひとつの方法です。驚くほどスムーズに仕事ができるようになる場合もあります。

8：やることリストを作る

やるべき仕事をすべて書き出して作るやることリストは、常に何らかの仕事に取り組むことができるだけでなく、次に何の仕事をするか迷って時間を浪費することを防ぐのにいい方法です。一日の終わりに、翌朝オフィスへ到着したらすぐに働き始めることができるように、やるべきことのリストを準備するといいでしょう。リストを手元に置いて、終了したタスクは消していきます。何かの仕事を終えるたびに達成感を得られます。

9： 情報を集約する

パソコンや携帯（あるいはスマートフォン）からメールの受信ボックスへはスムーズにアクセスできるようにしましょう。仕事に関連する情報を一カ所に集約することが重要です。どこに情報を集めておくにしても、バックアップを取っているかどうか常に確認してください。

10：メールを使った方がいい時を見極める

メールは便利なものですが、使い方を熟知していなければ意味がありません。計算書などを送る必要がある場合、メールの使用は望ましいものです。もし、計算書について電話で連絡したとしたら、恐らく文字に書き起こす段階で時間を浪費するでしょう。電話ではなくメールを使うべき状況のよい例としては、事務用品の注文をする時や、送った書類を受け取ったかどうか確認する場合などの日常業務が挙げられます。

11：気晴らしは最低限に

(by Gari)

仕事をしていない時は、すべてが気晴らしと言っていいでしょう。ウォータークーラーのそばで雑談をする同僚と親しくしないようにしてください。メールのチェックは1日1回にしてください。例えば午前中の10分間などといったように、ネットサーフィンをする時間も制限しましょう。仕事に使っていない場合は、携帯電話の電源も切ってください。