コラム

仕事の優先順位をすばやく直観的に決定する方法


経営者レベルでの意志決定から日常のお買い物まで幅広く役立つのが今回紹介する方法。4マスの図を描いてそれぞれに今抱えている仕事などを分類するだけというシンプルな方法ですが効果は抜群です。

そもそも「直観」とは、知識に基づいて推理を用いず直接に対象やその本質を捉える認識能力のこと。「本能」や「直感」とは違って今まで生きてきた経験から得られるという点が異なっています。この「直観力」を駆使すれば、仕事の優先順位をすばやく決定して効率よく処理したり、あるいは複数の製品からどれを選ぶか迷った際の意志決定を素早く行うことができるようになります。

というわけで実際にどうやって意志決定するかは以下の通り。
How to prioritise quickly and intuitively

まず2×2の4マスを描きます。このうち、X軸とY軸はそれぞれ以下のようなことを表しています。

X軸(横軸):「むずかしさ」。時間、コスト、労力、リスク、複雑さなどのネガティブな度合い。
Y軸(縦軸):「重要性」。収入、コスト節約、やらないことによるリスク(実はこれが重要)、要するにポジティブな度合い。

左下が最も値が低く、離れれば離れるほど値は高くなります。通常のグラフと同じ感じですね。

で、この4マスの中に現在抱えている問題や仕事などを配置していくわけですが、ポイントはそれぞれ配置するもの同士を「相対的」に「比較」していくこと。つまりAとBとを比べてどちらがより難しいか、より重要なのか、という比較をして配置していくということ。ひとつひとつをそれぞれ切り離して比較することで、適切な場所におくことができるようになるというわけ。

これは製品開発などのプロジェクトにも応用できます。

例えばある製品を開発するときには、その製品を最終的に購入して所有する側に立ってまず縦軸、つまりY軸のみを基準にして配置します。製品を最終的に開発する技術者の側に立って横軸、つまりX軸のみを基準にして配置します。こうすることで何が求められており、そしてそれを実現するむずかしさなどが容易に判明します。こうすると、一番左上にある機能は開発が容易でなおかつ求められている機能ということになるので、最優先で取り込むべき機能というわけですね。

配置する際のコツは、かかる時間も労力もコストも低いが重要性の高いもの、あるいはその逆、つまり極端なものを最初に配置すること。それを基準にして、「これよりも重要性が低いか高いか?簡単にできるかどうか?」を相対的に判断して残りのものを配置するというわけ。もちろん配置する途中で「いや、これはもっと重要性が高いっぽいぞ」ということも判明するのでそういう場合には既に配置したものの位置をずらしましょう。

忘れてはならないのは、一番右上に配置されるものについてです。このマスに来る仕事などは要するに「難しい」だけでなく「重要性」も高いという非常に困難なものです。これは往々にして戦略的には最も重要な点になるものであり、これを放置すると前に進めない、ということです。ただし最優先で今すぐやるべき事ではない、というだけのこと。逆にいえばこの右上のマスに入ったものが命運を左右するということです。

まとめると優先度は以下のように決めていくことになります。

1.簡単にできて今すぐ開始できるが重要性が高いものをまず左上に配置
2.簡単にできないし重要性も明らかに低いどうでもいいものを左下に配置
3.それらと相対的に比較して、重要性が上か下か、労力やコストはどうなるのか?を比較して残りのものを配置
4.一度配置したものをずらさなければならないときにはずらすこと
5.最終的に配置が決まったら最も左上にあるものから順に実行すること。
6.やる順番は左上→左下→右上→右下。場合によっては右下に配置されたものはもうやらない方がいいかもしれないのでそれも検討すること
7.ただし右上にあるものは最終的にはしなくてはならないことで、しかも戦略的に重要であるにも関わらず時間がかかったり労力が必要だったりすることなので覚悟を決めてじっくりとやっていくこと

山ほど仕事を抱えていてどれから処理すればわからないという場合、欲しいものがたくさんあって候補もいろいろあるがどれから買えばいいのか迷っている場合、製品開発やプロジェクトでどういう順番で行えばいいかがわからない場合など、人生のあらゆる局面で役立つので覚えておいて損はないでしょう。

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